Im Gespräch mit Marcel Bleiker, Leiter Facility Management, über seine Erfahrungen mit soobr.
Welche Trends erkennen Sie in der Unterhaltsreinigung im Gesundheitswesen?
Die Ansprüche an Sauberkeit und Hygiene haben in den letzten Jahren zurecht nochmals zugenommen. Auf Grund dessen müssen die Effizienz mit dem bestehenden Personal erhöht und Abläufe weiter optimiert werden. Im ganzen Facility Management Bereich, so auch in der Reinigung, ist daher eine optimierte und zielgerichtete Digitalisierung unabdingbar.
Was sind die Herausforderungen im Zentrum Schlossmatt und was sollte durch einen Einsatz von soobr erreicht werden?
Im Zentrum Schlossmatt steht der Mensch im Zentrum. Wir nehmen Rücksicht auf die Privatsphäre unserer Bewohnenden und versuchen, auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Dies ist nur möglich, wenn die Mitarbeitenden der Reinigung die nötige Freiheit und Flexibilität erhalten, ihre Arbeiten diesen Bedürfnissen anzupassen. Wir haben ein System gesucht, welches unsere Anforderungen diesbezüglich erfüllen kann und die Möglichkeit bietet, eine flexible Tourenplanung und Leistungszuweisung zu erstellen. Natürlich in Kombination mit den reinigungs-und hygienetechnischen Notwendigkeiten.
Können Sie konkrete Beispiele für Ineffizienzen nennen, die Sie vor der Einführung von soobr in Ihrem Reinigungsprozess hatten?
Unsere vorgängigen Analysen haben gezeigt, dass wir für kurzfristige Umplanungen der Touren sowie Weiterleitung von Zusatzaufträgen zu viel Zeit benötigen. Unser Ziel war es, diesen Prozess mittels Automatisierung zu optimieren und den Aufwand zu verringern.
Warum haben Sie sich für soobr entschieden?
Unser Projektteam hat für die Projektvorbereitung einen Kriterienkatalog und ein Funktionsdiagramm der gewünschten neuen Software erstellt. Erst danach haben wir nach den richtigen Partnern gesucht, die unsere Kriterien erfüllen können. Mit den Firmen soobr und Senox haben wir diese Partner definitiv gefunden. Mit der Software von Soobr haben wir genau, was wir uns vorgestellt haben: Ein flexibles, effizientes und für die AnwenderInnen in der Reinigung einfaches System mit der Möglichkeit, mittels Schnittstelle Flächendaten und das Ticketing von waveware® zu synchronisieren.
Welchen Mehrwert bringt Ihnen soobr und welche Vorteile erfahren Sie?
Mit soobr haben wir nun genaue Kennzahlen über erbrachte Leistungen pro Fläche oder pro Tour. Die Reinigung kann so sehr genau und mit wenig Aufwand analysiert und kontinuierlich verbessert werden. Für die Einsatzplanung sowie für kurzfristige Umplanungen ist nur noch ein minimaler Aufwand notwendig. Zudem konnten wir mit dem Auftragsmanagement die Wegzeiten erheblich reduzieren oder gar weglassen.
Bei Ihnen wurde zum ersten Mal eine waveware®-Schnittstelle implementiert. Welche Bedeutung hat diese für Sie?
Ohne diese Schnittstelle hätten wir unsere Projektziele nicht erreichen können. Die Bereitschaft der beiden Partner, die Schnittstelle gemeinsam zu entwickeln, war Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Da die Schnittstelle nicht nur waveware® mit soobr verbindet, sondern auch das Ticketingsystem daran angebunden ist, bietet sie signifikante Vorteile. Einerseits werden Änderungen auf den Flächen für beide Systeme übernommen, was den Aufwand erheblich reduziert. Andererseits werden reinigungsrelevante Tickets direkt in das Auftragsmanagement von soobr gesendet, wo sie effizient und einfach triagiert werden können. So haben wir per Knopfdruck verlässliche Kennzahlen über Zusatzaufträge in der Reinigung.
Wie ist die Akzeptanz der Reinigungskräfte?
Für uns war es ein wichtiger Projektbestandteil, das Reinigungspersonal von Beginn an einzubinden. Ausgewählte Mitarbeitende konnten die App testen und regelmässig Feedback zu Verbesserungen und Optimierungen anbringen. Und wir haben das Reinigungspersonal während 2-3 Wochen nach dem Go-Live begleitet, um bei der Bedienung der Tablets zu unterstützen und Fragen zu beantworten. Auf Grund dessen war die Akzeptanz mehrheitlich positiv, auch wenn zu Beginn der Papiercheckliste noch nachgetrauert wurde. Sobald sich jedoch eine gewisse Routine eingestellt hatte, standen für die Reinigungskräfte die Vorteile der Lösung im Vordergrund.
Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit dem soobr-Team während der Implementierung beschreiben?
Die Zusammenarbeit mit soobr war sehr professionell und vor allem lösungsorientiert. Es war sicher eine Herausforderung, unsere Wünsche umzusetzen und mit der neuen Schnittstelle zurecht zu kommen. Dennoch hat das Projektteam immer eine Lösung gefunden, mit der wir arbeiten konnten. Das wöchentliche Abstimmungsmeeting hat den ganzen Ablauf des Projekts effizient gestaltet und dabei geholfen, das Ziel des Projekts nicht aus den Augen zu verlieren.
Auf was sollen andere Langzeitpflegebetriebe bei der Implementierung einer Smart-Cleaning-Lösung achten?
Mit einer digitalen Lösung sollte die Reinigung kundenorientiert planbar sein und maximale Flexibilität bieten. Das System muss so ausgelegt sein, dass das Reinigungspersonal effizient damit arbeiten kann und unnötiger Reinigungsaufwand vermieden wird. Für das Projekt müssen alle Beteiligten von Beginn an involviert werden und Ziele und Einsparpotential müssen klar definiert und laufend überprüft werden. Mit einer optimierten Schnittstelle zum CAFM und Ticketingsystem kann auch im Management eine Optimierung des Aufwands erreicht werden. Unsere Lösung mit soobr und waveware® von Senox ist im Moment wohl einzigartig und ich kann die beiden Firmen sehr empfehlen.
Marcel Bleiker
Leiter Facility Management
Zentrum Schlossmatt Region Burgdorf
www.zsburgdorf.ch
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